Nykyajan jatkuvan tavoitettavuuden vaatimus on tehnyt myös työelämästä entistäkin hektisempää ja täyttänyt päivämme keskeytyksillä, jotka vaativat huomiotamme. Sähköpostin, WhatsAppin, Slackin ja muiden erilaisten viestimien sekä sosiaalisen median ilmoitusten tulvan myötä herpaantumatonta keskittymistä vaativien työtehtävien hoitaminen rauhassa on yhä harvinaisempaa. Aivotutkija Minna Huotilaisen mukaan tällainen keskeytysten kulttuuri aiheuttaa tarkkaavaisuushäiriöitä. Ja vaikka sulkisi välillä viestimet, häiriintyy keskittymiskyky myös siitä, että tietää jonkin toisen homman olevan kesken tai vaativan huomiota taustalla.
Jokainen kuitenkin valitsee taistelunsa itse. Työlleen kannattaa määritellä selkeät tavoitteet ja ryhtyä toimenpiteisiin niiden toteutumiseksi. Työyhteisössä voidaan sopia miten ja milloin viestitään ja jokaisen oma vastuu on johtaa itseään niin, etteivät keskeytykset häiritse tavoitteisiin ja tuloksiin pääsemistä. Multitasking ei yksinkertaisesti toimi, vaan on opittava uudelleen keskittymään yhteen asiaan kerrallaan. Minimalismin periaatteet toimivat mainiosti myös töissä. Raivaa kalenterista ja työpäivästä turhat resurssisyöpöt pois, niin voit keskittyä olennaiseen. Siihen mikä on oikeasti tärkeää.
Useimmiten työssäkin kuormittavinta on epämääräinen hallitsemattomuuden tunne, joka johtuu siitä, ettei meillä ole selkeää kokonaiskuvaa hoidettavien asioiden tarkoituksesta, määrästä tai prioriteetista. David Allenin klassikkoteos Getting Things Done neuvoo, että paras tapa lähteä purkamaan tuota sumaa, on kirjoittaa kaikki tehtävät ja muistettavat asiat ylös. Ihan kaikki. Suuret ja ennen kaikkea myös ne pienet. Kun kaikki asiat on purettu ulos muistista, tarvitaan luotettava järjestelmä, johon ne saadaan talteen. Se voi olla kalenteri, muistikirja, bullet journal, arkistokaappi, puhelimen muistio, viisikymmentä tyhjää A4-arkkia tai ihan mikä tahansa. Kunhan sitä on itselle luontevaa käyttää. Asioiden kirjoittaminen muistiin ei hyödytä, ellei niihin palaa oikeaan aikaan.
Kaikki listatut tehtävät kannattaa asettaa sopivaan mittakaavaan. On heti hoidettavia pikkuasioita, viikkopalaveriin mennessä selvitettäviä asioita, muutaman kuukauden projekteja, vuositavoitteita, viisivuotisvisioita ja elämän mittaisia missioita. Työt ja tehtävät kannattaa siis jakaa omille listoilleen sen mukaan, mikä niiden aikajänne on. Näitä listoja on sitten käytävä läpi yhtä tiheästi. Yksinkertainen tehtävälista on tarkistettava joka aamu ja mikäli päivän päätteeksi on jotakin vielä hoitamatta, se siirretään valmiiksi seuraavan päivän listaan. Viikko- ja kuukausitasolla etenevät tehtävät ja suunnitelmat vaativat huomiota vähän harvemmin. Vuosisuunnitelmiin on hyvä palata vähintään muutaman kuukauden välein ja itselleen kannattaa järjestää säännöllisesti myös kehityskeskusteluita, joissa on hyvä käydä läpi omat henkilökohtaiset kasvutavoitteet.
Jos työelämä tuntuu liian pieneltä näpertelyltä arkisten kiireiden keskellä, kannattaa hetkeksi keskittyä pitkän aikavälin tavoitteisiin, jotta muistaa miksi asioita tehdään. Jos taas on taipumusta taivaanrannan maalailuun, on hyvä määritellä yksityiskohtaisempia tavoitteita ja yksittäisiä tehtäviä, joilla niihin päästään. Loppu on enää tekemisestä kiinni. Koska työ on yhä useammin abstraktia eikä aina ole helppoa hahmottaa, mitä on saanut aikaan, voi yksinkertaisen rasti ruutuun -tehtävälistan käyttäminen tuoda työhön lisää konkreettisuutta ja aikaansaamisen tuntua. Kun kaikki muistettavat asiat laittaa aina ylös oikeaan listaan ja tietää palaavansa niiden äärelle juuri silloin, kun se on ajankohtaista, vapautuu todella paljon resursseja asioiden keskittyneeseen tekemiseen. Enää ei tarvitse murehtia sitä, muistaako kaikki hoidettavat tehtävät, vaan voi keskittyä niiden hoitamiseen.
Se oo ku tehä.
minimalismi 