Sähköposti

Kategoria Minimalismi

Sähköpostin käyttäminen on yksi asioista, joka on ollut paljon puhuttujen asioiden listalle kursseillani sekä myös niiden ulkopuolella. Monelle se on pieni kompastuskivi.

Sähköposti on nykyisin yksi tärkeimmistä viestintävälineistä ja siten yksi kanavista, mikä voi täyttyä turhalla ja toimia häiriötekijänä. Se on yksi niistä monista asioista, joiden kohdalla haluamme jostain syystä aina lisää.

Sähköpostin kanssa voi törmätä kahteen hyvin yleiseen haasteeseen.

Käytettävissä oleva valtava määrä tilaa mahdollistaa käytännössä joka ainoan viestin säilyttämisen. Ehkä saattaa kuulostaa tutulta, että sinulla on 3000 sähköpostia odottamassa lukemisesta tai poistamista ja lisää tulee jatkuvasti.

Jos sinulla on sähköpostissa satoja tai tuhansia viestejä odottamassa, luultavasti sinulla on jokin näistä ongelmista:

Toinen yleinen haaste on mahdollisuus lukea sähköpostia missä vain. Se on samalla kertaa hyvä ja huono asia. Osalla se johtaa sähköpostin jatkuvaan selaamiseen, kymmeniä kertoja päivän aikana. Kännykät, tabletit ja kannettavat mahdollistavat sen. Pysähdyt kaupan kassalle ja voit napsauttaa puhelimen auki ja hyökätä sähköpostin kimppuun. Tarvitaan vain minuutti tai pari tyhjää aikaa ja pääset sähköpostiin käsiksi.

Sähköpostilla on mahdollisuus luoda stressiä, jos käymme jatkuvasti kurkistamassa mitä viestejä on tullut ja luemme viestit, mutta emme toimi niiden kohdalla millään tavalla. Siitä tulee häiriötekijä. Ehkä keskeytät työskentelyn sen takia. Ehkä olet kahvilla jonkun kanssa ja avaat sähköpostin kesken keskustelun. Syntyy tapa palkita itseä kurkistamalla sähköpostiin. Kuinka usein avaat sähköpostin?

Sähköpostin tavoite on auttaa meitä lähettämään ja vastaanottamaan haluamiamme viestejä ilman häiriöitä. Kaikki muu on turhaa.

Sähköpostin organisointi

Otetaan lähtötilanne, jossa sinulla on tuhansia (tai satoja) viestejä odottamassa lukemista, vastaamista tai poistamista. Aloitetaan sillä, että luot uuden kansion sähköpostiisi. Anna sille nimeksi ”vanhat”. Siirrä kaikki inboxin viestit lukuunottamatta tänään saapuneita. Sillä tavalla inboxin pitäisi tyhjentyä huomattavasti. Voit palata vanhoihin viesteihin milloin tahansa tai poistaa ne suoraan. Jos koet, että et tarvitse viestejä niin käy poistamassa ne. Viikkoja tai kuukausia vanhoja viestejä on turha säilöä. Todennäköisesti et tule niitä kuitenkaan lukemaan tai hyödyntämään enää. Jos joku kaipaa sinulta vastausta ja asia on tärkeä, hän luultavasti ottaa sinuun myös yhteyttä ja muistuttaa sinua.

Kun inbox on tyhjentynyt, voidaan aloittaa viestien prosessointi ja sähköpostin organisointi niin, että samaa ei pääse enää tapahtumaan. Tavoitteena on pitää sähköpostin inbox tyhjänä, saada viestit lähtemään ja asiat hoidettua. Sitä varten tarvitaan järjestelmä.

Käytän hyvin yksinkertaista systeemiä. Se perustuu toimintaan. Gmailissa on hienoa, että turhia (tai vähän käytettyjä) toimintoja voi poistaa sekä piilottaa. Minulla on näkyvillä vain kaksi laatikkoa: ”Inbox” ja ”Tee Myöhemmin”. Se helpottaa keskittymistä ja auttaa valitsemaan halutut toiminnat.

Tee Myöhemmin – kansioon päätyvät viestit, jotka vaativat enemmän aikaa tai huomiota kuin se mitä voin normaalina sähköpostien lukuhetkenä käyttää.

Inboxiin saapuneet viestit selaan ylhäältä alas. Jokaisen viestin kohdalla on neljä toimintavaihtoehtoa: vastaa, poista, siirrä tai arkistoi. Viestien yli hypitä, eikä niitä jätetä lojumaan inboxiin lukemisen jälkeen. Jokainen viesti kaipaa toimintaa.

Osa viesteistä on turhia. Ne poistetaan ja niistä yritetään päästä lopullisesti eroon, jos niitä tulee toistuvasti. Osa asioista vaatii muuta toimintaa ja siitä voi laittaa huomautuksen heti tehtävälistaan tai kalenteriin. Joihinkin viesteihin vastataan. Vastaan yleensä kaikkiin samalla istumalta, mikäli se on mahdollista. Mikäli viesti vaatii lisätietoja tai – tekoja, siirretään se Tee Myöhemmin – kansioon. Osaa viesteisteistä voi tarvita myöhemmin, joten ne voi arkistoida.

Sähköpostin käyttäminen stressittömästi

1. Lue sähköpostia vain kun sinulla on aikaa myös tehdä viesteille muutakin kuin avata ne. Älä lue sähköpostia viihteenä. Viestien lukeminen saa sinut tuntemaan, että olet tehnyt jotain, mutta pelkkä lukeminen ei riitä. Se on lähinnä häiriöksi ja viestit jäävät vaivaamaan sinua.

2. Tyhjennä inbox joka kerta. Toimi. Anna itsellesi lupa poistaa viestejä, joiden kohdalla tiedät ettet koskaan vastaa niihin tai hyödynnä muulla tavalla.

3. Luo säännöt sähköpostin käyttöön sekä viesteihin. Opeta muita niistä. Nykyisin pidetään outona ja jopa törkeänä, jos ei vastaa sähköpostiin (tai puheluun) heti. Mutta onko se oikeasti törkeää? Joillakin asioilla on toki kiire ja silloin kannattaa asian kanssa toimia sillä tavalla. Mutta aina ei ole kiire ellei sitä itse luoda. Ellet ole asiakaspalvelija ja viestit eivät vaadi minuuttiaikataulua, voi viestit lukea (ja lähettää) aivan hyvin kerran tai kahdesti päivässä.

4. Lähetä lyhyempiä viestejä. Vastaa ytimekkäästi muutamalla lauseella tai harkitse vastaamatta jättämistä. Jätä ylimääräiset tervehdykset, toivotukset yms pois tarpeen tullen. Luovu pitkistä allekirjoituksista. Yksinkertaista.

5. Opettele vastaamaan niin, että asioista ei tarvitse esittää avaavia kysymyksiä. Mitä harvemmin sähköposteihin haluat vastata, sitä täydellisemmin viesteihin täytyy oppia vastaamaan.

6. Ota vastauksiin mukaan kaikki viestiä koskevat henkilöt. Hoida asia yhdellä viestillä monen viestin sijaan. Et joudut kopioimaan tekstiä ja ylläpitämään useita viestiketjuja. Auta muita olemaan yhteydessä ristiin ilman, että sinä toimit välikätenä.

7. Lopeta turhien viestien tilaaminen. Uutiskirjeet, mainokset, blogien päivitykset sekä muut massapostit. Luovu turhista. Tee se kerran ja säästät jatkossa paljon aikaa.

8. Säilytä vain lukemattomia viestejä inboxissa, aina. Tehtävälistat ja arkistot ovat erikseen. Gmailiin on saatavilla lisäosia, jotka poistavat luetut viestit inboxista. Kun kerran avaat viestin, täytyy sille tehdä samantien jotain tai muuten se häviää. Voit hyödyntää samaa periaatetta ilman lisäosaakin.

9. Älä pidä sähköpostia auki selaimessa tai ohjelmana. Kun olet hoitanut sähköpostit, sulje se. Viestien saapumisen seuraaminen on hauskaa ja tuntuu palkitsevalta, mutta hyvin tehotonta.

Oma tavoitteeni on lukea ja vastata sähköposteihin kerran päivässä. Se tapahtuu, kun saan tehtävälistani kolme tärkeintä asiaa hoidettua alta pois. Joskus en lue sähköpostia joka päivä. Ymmärrän, että kaikille se ei ole vaihtoehto. Sinulle paras vaihtoehto voi aluksi olla kaksi kertaa päivässä, esimerkiksi aamu – ja iltapäivällä.

Yritä luoda selkeät ajat milloin hyökkäät sähköpostin kimppuun. Avaa sähköposti kuitenkin vain kun sinulla on aikaa työstää se tyhjäksi ja työstä se kerralla kuntoon. Se säästää sinut stressiltä, kun et joudut miettimään jatkuvasti viestejä. Säästät myös huomattavasti aikaa ja pystyt keskittymään paremmin tärkeämpiin asioihin.

Share This